Gestión Documental
Tabla de Valoración Documental
La tabla de valoración documental de la Agencia para la Reincorporación y Normalización ARN, es un instrumento archivístico que tiene como objetivo facilitar la conservación del patrimonio documental de la nación relacionado con los procesos de reinserción, reintegración y reincorporación de personas o grupos alzados en armas y de este modo contribuir con la reconstrucción de estos procesos históricos, los cuales son un referente a nivel nacional e internacional.
Programa de Gestión Documental
El programa de Gestión Documental busca estandarizar, normalizar y regular la producción, administración, custodia y conservación de la información que se genera y se recibe en la ARN, en desarrollo y cumplimiento de su misión y funciones, bajo los niveles de seguridad, confianza y calidad requeridos, para apoyar la gestión de la Entidad y la toma oportuna de decisiones.
Tabla de Retención Documental
La Tabla de Retención Documental — TRD de la Agencia para la Reincorporación y la Normalización es el instrumento archivístico que contiene el listado de series, subseries con sus tipos documentales las cuales se asigna el tiempo de permanencia tanto en los archivos de gestión como en el archivo central y establece la disposición final aplicable para cada una de ellas.
Reseña Histórica
La presente reseña Histórica corresponde a un insumo elaborado para la construcción de las Tablas de valoración documental e identificación de los fondos documentales de la ARN.
Plan de Conservación Documental
El Plan de Conservación Documental busca determinar las acciones necesarias para asegurar la conservación de la información y soporte documental del acervo análogo de la Agencia para la Reincorporación y la Normalización (ARN), con el fin de asegurar atributos como unidad, originalidad y accesibilidad de la documentación.
Plan Institucional de Archivos – PINAR
El Plan Institucional de Archivos de la ARN, se encuentra orientado a la armonización de la gestión documental y sus componentes con la gestión integral de la Entidad, de tal manera que se pueda lograr el uso racional de los recursos asignados a la gestión documental, la efectiva circulación y acceso a la información registrada en los archivos de la entidad y la generación de conocimiento, principalmente producido por el desarrollo de sus procesos misionales.
Tabla de Control de Acceso
La tabla de control de acceso también denominada como “Tabla de acceso y seguridad por la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), es el instrumento archivístico formal que contempla tanto la normatividad colombiana en materia de gestión documental y la norma ISO 15489 para la identificación de los derechos de acceso y el régimen de restricciones aplicables a los documentos, y consisten en una clasificación de categorías de documentos en función de sus restricciones de acceso y condiciones de seguridad.
FUID para Eliminación Documental
El inventario de eliminación documental registra las series y/o subseries documentales cuya disposición final se define en la Tabla de Retención Documental o la Tabla de Valoración Documental, como Eliminación o Selección, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. De acuerdo con lo establecido por el Acuerdo 004 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación, previo a adelantar el proceso de eliminación, la entidad deberá publicar en su sitio web o, en su defecto, en los medios de divulgación existentes en la entidad (boletines, gacetas, carteleras, entre otros), por un periodo de sesenta (60) días hábiles, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a la entidad, a los Consejos Territoriales de Archivos o al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Modelo de metadatos
El modelo de metadatos es un documento técnico de Gestión Documental. Mediante su aplicación se facilitará para la ARN gestionar eficientemente los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su disposición final garantizando condiciones como integridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad.