Indicaciones a los proveedores y contratistas con el fin de reducir los rechazos en la validación de las facturas electrónicas:
A Partir del 01 de abril el buzón dispuesto para la recepción de facturas electrónicas de la ARN es:siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co
Por regla general, cuando se emita la factura el proveedor o contratista deberá registrar en las NOTAS u observaciones la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato o caja menor y el correo del aprobador (supervisor) de la siguiente manera:
#$Identificación de la entidad “ARN" (02-12-00); Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS; correo del supervisor#$
Ejemplo:
#$02-12-00; Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS;
XXXXXsupervisor@reincorporacion.gov.co#$
Como esta factura será remitida por el operador, la solución gratuita o el facturador propio, el asunto que se defina en el correo es el establecido por las normas vigentes en materia de factura electrónica expedidas por la DIAN.
En el evento que la factura haya sido rechazada porque en las notas u observaciones no se hicieron los registros correctamente, pero la factura está bien, deben reenviarla al correo “siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co" desde un correo empresarial o personal registrando en el ASUNTO lo siguiente sin espacios al final:
Identificación de la entidad; Contrato o identificación de la caja menor que adquiera ByS; correo del supervisor
Ejemplo:
02-12-00; Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS;
XXXXXXsupervisor@reincorporacion.gov.co
Como se observa, la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato o caja menor y el correo del aprobador (supervisor) no tienen los signos #$, por tal razón si los registran, la recepción de la factura será nuevamente rechazada.
Es importante indicar a los proveedores y contratistas que cuando registren su NIT y el de la entidad pública adquiriente no vinculen el digito de verificación, por cuanto si lo hacen, al momento de hacer la validación, se rechazará la recepción de la factura y en consecuencia la única forma de corregir este error es anularla con una nota crédito y emitir una nueva de manera correcta.